Een factuur is een officieel document dat aangeeft dat een klant iets heeft gekocht en dat er een betaling verschuldigd is. Een proforma factuur daarentegen is een soort prijsopgave die nog niet officieel is en die aangeeft wat de kosten zullen zijn. Het is handig voor klanten om te weten wat ze kunnen verwachten, maar het heeft geen juridische status zoals een reguliere factuur.
Volgens de belastingwetgeving ben je verplicht om je facturen minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt niet alleen voor je eigen facturen, maar ook voor de facturen die je ontvangt. Dit is belangrijk voor de belastingaangifte en auditdoeleinden. Zorg er dus voor dat je ze goed archiveert en op een veilige plek bewaart.
Als je een fout ontdekt op een factuur, is het belangrijk om dit zo snel mogelijk recht te zetten. Neem contact op met de klant en leg de situatie uit. In de meeste gevallen kun je een creditnota opstellen om de fout te corrigeren. Vergeet niet om de oorspronkelijke factuur te verwijzen in de creditnota en duidelijk te maken waar de fout lag, zodat alles transparant is.
Bij het schrijven van een factuur aan een klant is het belangrijk om de juiste gegevens op te nemen. Dit omvat je bedrijfsnaam, adres, en KvK-nummer, maar ook de gegevens van de klant. Vermeld daarnaast de datum van de factuur, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, en niet te vergeten je betalingsvoorwaarden. Dit zorgt voor duidelijkheid voor beide partijen.
Ja, een factuur is verplicht als je goederen verkoopt, vooral als je een bedrijf hebt. Het dient als bewijs van de transactie en is belangrijk voor zowel jouw administratie als die van de klant. Het geeft ook aan dat er een betaling verschuldigd is en kan gebruikt worden voor belastingdoeleinden. Zorg dat je altijd een factuur verstrekt bij verkooptransacties.